Recordatorios de citas por WhatsApp (plantillas)

En Venezuela casi todo pasa por WhatsApp: el cliente te escribe para pedir cita, te manda la ubicación, te avisa que va tarde. Por eso es el mejor canal para recordarle su cita. Pero no cualquier mensaje funciona. Un recordatorio largo, que llega desde un número desconocido a las 11:00 pm, se ignora. Uno corto, claro y a buena hora se lee y se responde.

Esta guía te explica qué hace que un recordatorio funcione y te deja plantillas listas para copiar.

Lo que tiene un recordatorio que sí funciona

Llega desde el número de tu negocio. El cliente ya lo tiene guardado y lo reconoce. Un número extraño parece spam.
Es corto. Nombre, fecha, hora, profesional y dirección. Si necesita bajar para leerlo completo, es demasiado largo.
Pide una respuesta simple. “Responde 1 para confirmar o 2 para cancelar” es más fácil que “avísanos si vienes”.
Llega a tiempo. Con suficiente margen para cancelar y con la cita todavía fresca.
Respeta el horario. Nada de mensajes de noche.
Solo habla de la cita. Si mezclas promociones, el cliente aprende a ignorar tus mensajes.

Cuándo enviarlos

Momento	Objetivo	Qué incluir
Al reservar	Confirmar que la cita quedó registrada	Fecha, hora, profesional, dirección
24 horas antes	Que confirme o cancele con tiempo	Fecha, hora, opciones 1 y 2
2 horas antes	Que no se le pase	Hora y profesional
Después de cancelar	Cerrar con amabilidad y dejar la puerta abierta	Confirmación de la cancelación

Si tus citas son muy temprano, por ejemplo a las 8:00 am, el recordatorio de 2 horas antes caería de madrugada. En ese caso basta con el del día anterior.

Plantillas listas para copiar

Cambia los datos entre corchetes por los tuyos. Mantén el tono cercano y directo.

Confirmación de la reserva

Listo, [Daniel]. Tu cita es el [jueves 14] a las [3:00 pm] con [José]. Dirección: [Barbería Central, Av. Bolívar, local 4, frente a la plaza].

Recordatorio del día anterior

Hola, [Daniel]. Mañana [jueves] a las [3:00 pm] te espera [José] en [Barbería Central]. Responde 1 para confirmar o 2 para cancelar.

Recordatorio 2 horas antes

¿Quién sigue? Sí, tú. Hoy a las [3:00 pm] te espera [José] en [Barbería Central].

Recordatorio para consultorios

Para salud y bienestar, un tono más sobrio y sin datos clínicos:

Hola, [María]. Te recordamos tu cita de [odontología] el [martes 12] a las [9:00 am] con la [Dra. Pérez]. Dirección: [Centro Médico Los Samanes, piso 2, consultorio 21]. Responde 1 para confirmar o 2 para cancelar.

Cuando el cliente cancela

Listo, [Daniel]. Cancelamos tu cita del [jueves] a las [3:00 pm]. Gracias por avisar. Cuando quieras otra, reserva aquí: [tu link de reservas].

Cuando el cliente no llegó

Este mensaje se envía a mano y con calma, sin reclamos:

Hola, [Daniel]. Te esperamos hoy a las [3:00 pm] y no pudimos verte. ¿Quieres que te busquemos otra hora esta semana?

Cuando se libera un espacio

Útil para quien te pidió una hora que no tenías. También se envía a mano, uno por uno:

Hola, [Ana]. Se liberó un espacio mañana a las [10:00 am] con [Carla] para [manicure]. ¿Lo quieres? Te lo guardamos hasta las [6:00 pm] de hoy.

Lo que debes evitar

Mensajes largos con saludos, emojis y condiciones. La política de cancelación va en tu link de reservas, no en cada recordatorio.
Enviar desde tu número personal si el cliente conoce el del negocio, o al revés. Usa siempre el mismo.
Escribir de noche. Programa los envíos en horario diurno.
Publicidad disfrazada de recordatorio. Ni “aprovecha el 2x1” ni “síguenos en Instagram”.
Ignorar las respuestas. Si alguien responde “2” y su cita sigue en la agenda, alguien más se queda sin ese espacio. Si responde con una pregunta, contéstale.
Seguir escribiendo a quien pidió que no. Respeta de inmediato a quien no quiere recibir mensajes.
Incluir datos sensibles. En un consultorio, la especialidad es suficiente.

Checklist antes de activar tus recordatorios

Los mensajes salen del número del negocio que tus clientes ya conocen.
Definí cuándo se envían (por ejemplo, 24 horas y 2 horas antes).
Ningún mensaje sale de noche.
Cada mensaje tiene nombre, fecha, hora, profesional y dirección.
El cliente puede responder 1 para confirmar o 2 para cancelar.
Alguien revisa las respuestas cada día y actualiza la agenda.
Tengo listos los mensajes manuales para ausencias y espacios liberados.
Los recordatorios no incluyen promociones ni datos sensibles.

Si todavía hay muchas ausencias después de activarlos, combina los recordatorios con las demás ideas de cómo reducir las citas perdidas y con una política de cancelación clara.

Cómo te ayuda Citú

Los recordatorios de Citú salen desde el número de tu negocio, que conectas una sola vez escaneando un código QR en WhatsApp › Dispositivos vinculados. Te lo explicamos en conectar WhatsApp.
Por defecto se envían 24 horas y 2 horas antes (puedes cambiarlo), nunca de noche, y si WhatsApp no está disponible, llega un correo.
El cliente responde “1” para confirmar o “2” para cancelar y tu agenda se actualiza sola. Quien escriba «BAJA» deja de recibir mensajes.
Solo se envían mensajes de citas, cortos y con lo esencial: nunca publicidad masiva.

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Preguntas frecuentes

¿A qué hora conviene enviar los recordatorios?

El día anterior en horario diurno y unas horas antes de la cita. Evita la noche y la madrugada; un mensaje a esas horas molesta más de lo que ayuda.

¿Puedo aprovechar el recordatorio para anunciar una promoción?

No es buena idea. Si el cliente empieza a ver publicidad en esos mensajes, deja de leerlos, y el recordatorio pierde su utilidad.

¿Qué pasa si un cliente no quiere recibir mensajes?

Respeta su decisión de inmediato. Lo ideal es que pueda darse de baja con una sola palabra, sin tener que explicar nada.

¿Qué datos no debo incluir?

Nada sensible. En un consultorio basta con la especialidad, la fecha, la hora, el profesional y la dirección, sin diagnósticos ni detalles del tratamiento.